Виды архивных документов

Составляя запрос в архив и собираясь лично его посетить, необходимо понимать с какими документами вам предстоит работать, и где может храниться информация о ваших предках.  Существует много разных архивных документов.

Какие бывают архивные документы, содержащие генеалогическую информацию

Бумажный носитель

Способы хранения на бумажном носителе:

• книги,
• газеты,
• журналы,
• бюллетени,
• удостоверения,
• грамоты
• учетные карточки

графические документы на бумажном носителе:

• рисунки,
• топографические карты,
• картины,
• фотографии,
• схемы,
• гравюры и т.п.

Машинописные документы

К машинописным документам: кино-, фото-, аудио- документы, видеофонограммы.

Обычно машинописные (электронные) документы, хранятся на:

• Негативы,
• Кассеты,
• Микрофильмы,
• Пленки,
• Диски,
• Флешки,
• Электронные файлы на компьютере,

Теперь вы понимаете, что ваши поиски в архиве не ограничиваются только книгами?

Читайте подробнее: «Источники генеалогической информации»

Виды запросов в архив

Составляя запрос в архив нужно правильно формулировать его, чтобы получить информацию.

Нельзя написать: «Моего деда звали Иванов Иван Иванович. Пришлите мне мое генеалогическое древо».

В архивах есть четкие правила исполнения каждого вида запросов. Каждый из них имеет свою стоимость.

Генеалогический запрос

Обычно такие запросы включают в себя полноценный поиск по метрическим книгам и ревизским сказкам по одной или нескольким фамилиям за определенный временной период (обычно 100 лет или 3 поколения)

Биографического характера запрос

Такой запрос нужен, чтобы подтвердить:

• факт рождения, бракосочетания, смерти (обычно этого уже достаточно для составления родословной и генеалогического древа)

С помощью биографического запроса в архив можно также:

• подтвердить степень родства,
• установить факт обучения,
• узнать о служебной деятельности;
• подтвердить трудовой стаж и доходы;
• подтвердить факт работы в период Великой Отечественной войны 1941 – 1945 гг;
• установить подробности несчастных случаев на производстве, где работали предки;
• подтвердить право на имущество;
• узнать информацию о репрессированных предках, получить их личное дело и справки (лишение избирательных прав, раскулачивание, высылка за пределы района);
• подтвердить факт пребывании граждан в немецком плену и на принудительных работах в Германии в период Великой Отечественной войны 1941 – 1945 гг;
• узнать сведения об эвакуации граждан и пребывании в детских домах в период Великой Отечественной войны 1941 – 1945 гг;
• узнать информацию о партийной деятельности вашего предка

Читайте интересные истории о семье на канале Яндекс.Дзен

Биографический запрос поможет подтвердить информацию о награждении

• правительственными наградами, почетными грамотами, в т.ч.
• орденами: Ленина, Октябрьской революции, Трудового Красного Знамени, Дружбы народов, «Знак Почета», Славы (I, II, III степени), Трудовой Славы (I, II, III степени), «Материнская слава» (I, II, III степени) и др;
• медалями: «За отвагу», «За трудовую доблесть», «За трудовое отличие», «Медаль материнства» (I, II степени), «За отличную службу при охране общественного порядка», «За отвагу на пожаре», «За спасение утопающих», «Ветеран труда», «За преобразование Нечерноземья РСФСР», «За доблестный труд в Великой Отечественной войне 1941 – 1945 гг.», «За доблестный труд. В ознаменование 100-летия со дня рождения Владимира Ильича Ленина» и др;
• знаками отличия в труде и присвоении почетных званий различных отраслей и ведомств, в т.ч.
• знаками и значками: «Победитель социалистического соревнования», «Ударник пятилетки», «Отличник здравоохранения», «Отличник советской торговли» и др.

Из дополнительных генеалогических источников можно узнать

• историю предприятия, организации, учреждения;
• историю населенных пунктов губернии области;

Виды (формы) ответов архива на запрос

Обычно ответы на запрос составляются на бланке архива с печатью и подписью должностного лица.

Архивная справка – документ, который выдается архивом и содержит информацию о предмете запроса. Указывается архивный шифр документ, на основании которых она составлена. Является официальным подтверждением факта.

Архивная копия – воспроизводит дословно архивный документ (рукописный или машинописный текст).

Архивная выписка — дословно воспроизводится часть текста архивного документа, относящаяся к предмету запроса.

Информационное письмо – письмо, составленное в качестве ответа на запрос пользователя, содержащее информацию о хранящихся в архиве источниках по конкретной теме.

Тематический перечень архивных документов – систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архива.

Тематическая подборка копий архивных документов – систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом по запросу пользователя или по инициативе архива. Тематическая подборка включает титульный лист, тематический перечень архивных документов и историческую справку по теме;

Электронная (фото, скан) или бумажная (ксерокс) копия документа – копия снятая с оригинала документа, предоставляется по запросу пользователя.

Данные источники установлены в Документе «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

Какую форму ответа просить у архива?

Выбирайте то, что дешевле, согласно прайсу конкретного архива (в разных архивах по-разному). Ведь отсканировать ксерокс вы сможете и сами.

Но помните и о других сторонах этого вопроса. Черно-белый ксерокс (особенно с полосами от краски) может сделать архивный документ нечитабельным.

Сроки получения тоже зависят от вида копии. Электронную вам пришлют в считанные часы после оплаты. А вот бумажный вариант придется ждать несколько дней по Почте России.

Вам будут интересны другие статьи по генеалогии:

Как оформить генеалогическое исследование и поиски родословной

Метрические книги неправославного вероисповедания

Онлайн поиск в архивах

Как настроить оповещения о новостях