Желание каждого генеалога — оформить родословную книгу, генеалогическое дерево расписать, ведь закончить исследование родословной одними запросами в архив невозможно. Поэтому так важна правильная организация семейных архивных документов, чтобы быстро находить нужные справки и фотографии, а так же сохранить для потомков ценные семейные артефакты.
Почему нужна организация архивных документов
Общаюсь со своим дальним родственником, обсуждаем родословные. Хоть наши предки были родными братьями в 1730-х годах, но считаем друг друга родней. Сетует родственник на то, что много материала накопилось по генеалогическому исследованию, всё нужна организация архивных документов.
На каждого предка анкету заполняет, хотя бы краткую, чтобы понятно было кто, есть кто. Родственник часто упоминает, что планы грандиозные, но сделать хочется всего несколько конкретных вещей, поскольку сам уже не успеет. Его задача упорядочить всё, а потомки пусть уже на основе имеющегося исследования продолжат оформлять историю семьи.
Прочитать интересные истории о моей семье можно на моем канале Яндекс.Дзен
Мне как-то неловко спросить, что имеется ввиду под «не успею»: то ли просто возраст (55+), то ли какой-то страшный диагноз.
Как найти мотивацию и заняться систематизацией домашнего архива
Я смотрю на свою коробку с архивными документами и фотографиями, пролистываю сотни гигабайтов файлов на Яндекс диске. Всё у меня, конечно, систематизировано, но постороннему человеку разобраться в случае необходимости будет тяжело.
В такие моменты становится страшно, а вдруг и правда, не успею все оформить «красиво», передать потенциальным читателям и хранителям истории семьи. Вряд ли они захотят копаться в файлохранилище, напоминающем скорее старый бабушкин сундук. Возможно, по этой причине мой родственник так говорит.
Для меня такие мысли становятся главной мотивацией в минуты, когда исследовательские силы истощены, когда никак не можешь выйти на нужный след. Главное успеть.
Организация семейного архива и архивных документов
Поэтому я взяла на заметку отличную идею: каждый день я выделяю полчаса на разбор и систематизацию документов и файлов по моей родословной. Сначала кажется, что 30 минут – это совсем немного, но на деле удается сделать большую работу, если не отвлекаться.
Подобная стратегия работает с любым делом – написание книги или статей, уборка в доме, занятия спортом или обучение новому занятию.
Читайте также статью Как оформить генеалогическое исследование и поиски родословной
Порядок организации архивных документов
- Для быстрого доступа к документам нужно взять папки ли скоросшиватели, кому как удобнее.
- Каждый документ желательно положить в файл.
- Старые документы порой находятся в очень ветхом состоянии, поэтому обращаться с ними нужно бережно, не подвергая воздействию прямых солнечных лучей и другим воздействиям (вода, тепло и т.д.) Такие документы нужно скопировать и пользоваться только копией. Оригинал доставать только в случае крайней необходимости. Тогда появится шанс, что документ сохранится, и ваши правнуки смогут подержать в руках этот важный генеалогический источник.
- Сортируем документы по фамилиям (по семьям). Для близких родственников (родители, бабушки и дедушки, на себя лично) создаю персональные папки, поскольку на них имеется большое количество документов и материалов.
- Каждая папка должна быть подписана.
- Составьте опись – перечень документов, которые хранятся в каждой папке. Тогда при необходимости не придется переворачивать все вверх дном в поисках нужной бумажки.
- Весь бумажный архив должен быть скопирован в электронном виде и также отсортирован на компьютере.
- Обязательно создайте резервную копию документов на внешнем жестком диске или в облаке (Яндекс, Гугл или Мейл диски). Особенно если пишете книгу о семье или составляете большое генеалогическое древо. Регулярно обновляйте сохраненные версии, чтобы в хранилище всегда была актуальная информация.
Подобные шаги по организации семейных архивных документов помогут вам сохранить документы и фотографии в целости и передать их будущим поколениям, чтобы они знали историю своей семьи.
Вам будут интересны другие статьи по генеалогии: